Si vous êtes médecin libéral, il est très probable que vous ayez à vous faire remplacer à un moment dans votre carrière. Cela peut être pour partir en congé maladie ou en congé maternité, mais aussi si vous devez effectuer des formations ou que vous souhaitez partir en vacances. Se faire remplacer permettra à vos patients de ne pas subir votre absence et d’être tout de même pris en charge. Pour bien préparer votre remplacement, suivez le guide.
Se faire remplacer : les règles
Le remplacement en général
Il existe une réglementation stricte concernant le remplacement pour que les patients soient assurés d’être pris en charge de la meilleure façon possible :
- le remplacement ne doit être que temporaire ;
- le remplaçant doit être un médecin inscrit au tableau de l’Ordre (ou un étudiant remplissant les conditions prévues dans l’article L.4131-2 du code de la santé publique et titulaire d’une licence de remplacement) ;
- il faut prévenir au préalable le conseil de l’Ordre et obtenir une autorisation ordinale ;
- le médecin remplacé ne peut pas exercer une activité libérale pendant ce remplacement ;
- le remplacement est personnel (il ne concerne que les médecins entre qui le contrat a été passé, donc ne peut pas être partagé, même avec un associé) ;
- le médecin remplaçant exerce en lieu et place du médecin installé ;
- durant le remplacement, le médecin remplaçant exerce sous sa seule responsabilité ;
- rien n’interdit à un médecin déjà installé d’effectuer le remplacement d’un confrère (à part l’obligation déontologique de continuité des soins), si ses patients ne souffrent pas de son absence.
Le remplacement régulier
Un médecin installé en libéral peut se faire remplacer de façon régulière, à condition que la durée soit courte (une demie journée ou une journée par semaine par exemple).
Pour que la demande soit acceptée, il doit justifier sa demande par un motif précis et valable, comme l’exercice d’une fonction élective ou une activité de Développement Professionnel Continu (DPC).
Le conseil départemental, s’il accepte la demande de remplacement régulier, doit tout de même veiller à que cette situation n'aboutisse pas à une gérance de cabinet.
Les démarches pour se faire remplacer
Les démarches auprès du conseil départemental de l’Ordre
Avant de se faire remplacer, le médecin doit avertir le conseil départemental de son Ordre.
Il faut envoyer à son conseil départemental :
- les noms, prénoms et adresse du médecin remplaçant ;
- les dates exactes du remplacement ;
- l’attestation d’inscription au conseil de l’Ordre du remplaçant ;
- son numéro d’enregistrement (en qualité de prestataire de services qui assure le remplacement) ;
- le contrat de remplacement signé par les deux parties ;
- si le remplacement est effectué par un étudiant, il faut ajouter une copie de la licence de remplacement de l’étudiant.
La demande est ensuite inspectée par le conseil départemental de l’Ordre, et acceptée si le remplaçant remplit les conditions requises pour que les patients soient pris en charge de façon qualitative.
Si c’est un étudiant qui remplace le médecin installé, le Conseil départemental qui autorise le remplacement doit informer l’Agence Régionale de Santé de l’autorisation délivrée. De plus, le remplacement peut commencer avant même avoir reçu la notification officielle de l’autorisation ordinale.
En cas de remplacement d’urgence, le médecin installé doit informer le conseil départemental de l’Ordre par télécopie, courriel ou téléphone. Il doit ensuite régulariser sa demande dans les plus brefs délais, en suivant les instructions ci-dessus.
Contractualiser le remplacement
Il est nécessaire de faire un contrat de remplacement, qui indiquera les conditions de l’acte de remplacement. Il doit y stipuler les conditions de rétrocession d’honoraires, la durée exacte du remplacement, et la possibilité d’installation ultérieure du remplaçant. Ce contrat doit être envoyé au conseil de l’Ordre.
La rétrocession d’honoraires est à contractualiser pour éviter les litiges. La décision revient aux deux parties, qui peuvent négocier le pourcentage de rétrocession d’honoraires. En règle générale, ce pourcentage est compris entre 50% et 100%.
Il est possible de rétrocéder plus de 100% de ses honoraires à son remplaçant : la prime ou le surplus doit être déclaré aux impôts.
Il est aussi possible de proposer des avantages en nature à son médecin remplaçant (hébergement, repas, prise en charge des déplacements…).
Comment trouver un remplaçant ?
Pour trouver un remplaçant rapidement, il est conseillé de poster une petite annonce sur un site spécialisé. Dans l’annonce, vous pouvez inscrire les circonstances du remplacement (régulier ou occasionnel), les dates de remplacement souhaitée et la ville dans laquelle votre cabinet est installé. N’oubliez pas de joindre vos coordonnées pour être contacté par un médecin ou un étudiant intéressé par cette mission.
Il existe de nombreux sites qui mettent en relation les médecins installés et les médecins remplaçants. Les plus connus sont :
